Як відомо, програма "Фіндокументи" експортує вихідні файли до кореневого каталогу відповідного носія, групуючи файли по папках. До органу казначейства дані файли можна надсилати за допомогою засобів електронного зв'язку (електронною поштою). Для цього краще помістити папки до архіву: виділити групу папок, клацнути на виділеному діапазоні правою кнопкою миші, обрати пункт меню "Отправить", в наступному меню - "Сжатая ZIP-папка".

Якщо з'явиться наступне вікно, натиснути "Да".

Розпочнеться процес архівування, який триватиме декілька секунд, результатом чого буде поява файлу з розширенням *.zip.

Саме цей файл і потрібно відправити до органу казначейства; він містить усі виділені папки з файлами.

Вищезгаданий процес підходить для користувачів, у яких в системі не встановлено окрему програму архівування; взагалі ж можна користуватися будь-якими способами та форматами архівації.

ПРОХАННЯ!!! НЕ ВІДПРАВЛЯЙТЕ ФАЙЛИ ФІНАНСОВИХ ДОКУМЕНТІВ ПО ОДНОМУ, ВИТЯГУЮЧИ ЇХ З ПАПОК ТА ЧІПЛЯЮЧИ ДО ОДНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ДЕСЯТКИ ФАЙЛІВ, АБО ВІДПРАВЛЯЮЧИ БЕЗЛІЧ ЕЛЕКТРОННИХ ПОВІДОМЛЕНЬ! ЕКОНОМТЕ СВІЙ ЧАС ТА ЧАС КАЗНАЧЕЇВ.

Виявлена ще така особливість програми "Фіндокументи". При введенні довідок про зміни кошторису та плану асигнувань, номер реєстру та номер довідки НЕ повинен перевищувати число "999", інакше введена довідка не буде відображена у програмі.

Зверніть увагу! В багатьох розпорядників встановлений антивірус Аваст. Інколи після оновлення баз даних Аваст видаляє файл PM.exe з програми для набору платіжних доручень. Для уникнення таких випадків слід додати папку з програмою "Фіндокументи" (MeregaM14) до списку винятків антивірусу Аваст.

1. Запустити інтерфейс Аваст, обрати "Настройки".

2. У наступному вікні обрати пункт "Антивирус", праву частину вікна прогорнути до блоку "Исключения".

4. На відповідних вкладках вписати шлях та назву файла програмного модуля "Фіндокументи" (PM.exe) та натиснути кнопку "Добавить".

5. Після заповнення усіх вкладок натиснути кнопку "ОК" та закрити інтерфейс Аваст.

Надходять скарги, що при спробі роздрукувати Довідку про зміни кошторису програма "Фіндокументи" видає повідомлення про "помилкову структуру файлів". Для вирішення проблеми потрібно взяти з резервної копії файл Zkekv.dbf (або завантажити звідси) та скопіювати його до папки C:\MeregaM14\NDI (тобто в каталог NDI встановленої програми "Фіндокументи").

Якщо користувачем програми "Фіндокументи" виявлено помилки у роботі, неточності та "незрозумілості", потрібно:

а) не забуваючи виконати резервну копію, оновити програму до останньої актуальної версії (можна дізнатися в органі казначейства або перевірити на WEB-сторінці Державної казначейської служби України);

б) якщо після оновлення помилка не зникла, можна звернутися по допомогу до працівника казначейства; при цьому необхідно записати на "флешку" каталог з робочою програмою "Фіндокументи" (як правило, "C:\MeregaM14") та продемонструвати виявлені недоліки програми.

Іноді працівниками казначейства спостерігаються випадки, коли на електронних носіях клієнтів у папках з номерами рахунків присутні файли бюджетних/фінансових зобов’язань та платіжних доручень за рахунками (функціями), які не відповідають назві папки, у якій вони знаходяться (сам клієнт виконує операції з експорту (копіювання) документів на електронний носій винятково засобами програми «Фіндокументи»).

Подібна ситуація можлива тоді, коли користувач «Payments» у вікні «Експорт документів» обирає рахунок, за яким планується здійснюватися експорт, завантажує список документів за допомогою кнопки «зелений трикутник», НЕ ВИКОНУЄ ЕКСПОРТ, знову обирає рахунок (вже інший), і тільки після цього експортує документи. В результаті документи, завантажені по ПЕРШОМУ обраному рахунку, експортуються до каталогу, який містить назву ДРУГОГО обраного рахунку, що призводить до плутанини та перезапису файлів дублікатами інших документів.

ТАК РОБИТИ НЕ МОЖНА НІ В ЯКОМУ РАЗІ!!!

Завжди слід дотримуватися стандартного порядку експорту документів (згідно інструкції):

1)   Обрати рахунок.
2)   Завантажити список документів.
3)   Відмітити потрібні документи.
4)   Виконати експорт на відповідний електронний носій.

Означену послідовність повторювати для кожного з рахунків, не забуваючи експортувати усі потрібні документи (бюджетні/фінансові зобов’язання, платіжки). Тільки таким чином можна уникнути перезапису файлів без ручного коригування імен в межах одного і того ж рахунку (за умови, що експорт виконуються один раз на день по кожному з рахунків).

Якщо виникає необхідність сформувати у програмі "Фіндокументи" окремий кошторис за певними функціями (наприклад, по заборгованості минулих років), слід створити ще одну (тимчасову) копію папки з програмою; за допомогою даної копії програми ввести окремий кошторис/план асигнувань, роздрукувати відповідні форми. Після цього можна виконати експорт кошторису до файлу та імпортувати його до основної програми, щоб мати можливість отримати узагальнені (зведені) дані щодо планових показників за усіма функціями/програмами.

Слід мати на увазі, що:

Через меню "Кошторис та помісячний план", вкладку "Річний кошторис та помісячний план асигнувань" вводиться (відображається) постійний кошторис/план асигнувань (або тимчасовий).

За допомогою пункту меню "Зміни кошторису та поміс. плану за довідками ГРК" формуються довідки про зміни планових показників.

А інформація, що відображаються через пункт меню "Уточнений кошторис", показує постійний кошторис/план асигнувань плюс/мінус усі введені довідки про зміни. Дана інформація потрібна для контролю загальних сум введених планових показників. Тут же є можливість при потребі сформувати єдиний файл уточненого кошторису.

Тому при переході від тимчасових до постійних планових показників (за умови наявності уже введеного тимчасового кошторису) можна сформувати довідку про зміни кошторису/плану асигнувань на суму різниці між тимчасовим та постійним кошторисом, експортувати довідку до файлу на електронний носій, призначений для передачі до органу казначейства. Потім сформувати файл уточненого кошторису, також записавши його на електронний носій. Після цього видалити з програми усі записи тимчасових планових показників, а також довідок про зміни. Заключним етапом слід виконати імпорт файлу уточненого кошторису через меню "Кошторис та помісячний план", вкладку "Річний кошторис та помісячний план асигнувань". В результаті отримаємо постійний кошторис, який можна роздруковувати для передачі до органу казначейства.