Якщо виникає необхідність сформувати у програмі "Фіндокументи" окремий кошторис за певними функціями (наприклад, по заборгованості минулих років), слід створити ще одну (тимчасову) копію папки з програмою; за допомогою даної копії програми ввести окремий кошторис/план асигнувань, роздрукувати відповідні форми. Після цього можна виконати експорт кошторису до файлу та імпортувати його до основної програми, щоб мати можливість отримати узагальнені (зведені) дані щодо планових показників за усіма функціями/програмами.

Слід мати на увазі, що:

Через меню "Кошторис та помісячний план", вкладку "Річний кошторис та помісячний план асигнувань" вводиться (відображається) постійний кошторис/план асигнувань (або тимчасовий).

За допомогою пункту меню "Зміни кошторису та поміс. плану за довідками ГРК" формуються довідки про зміни планових показників.

А інформація, що відображаються через пункт меню "Уточнений кошторис", показує постійний кошторис/план асигнувань плюс/мінус усі введені довідки про зміни. Дана інформація потрібна для контролю загальних сум введених планових показників. Тут же є можливість при потребі сформувати єдиний файл уточненого кошторису.

Тому при переході від тимчасових до постійних планових показників (за умови наявності уже введеного тимчасового кошторису) можна сформувати довідку про зміни кошторису/плану асигнувань на суму різниці між тимчасовим та постійним кошторисом, експортувати довідку до файлу на електронний носій, призначений для передачі до органу казначейства. Потім сформувати файл уточненого кошторису, також записавши його на електронний носій. Після цього видалити з програми усі записи тимчасових планових показників, а також довідок про зміни. Заключним етапом слід виконати імпорт файлу уточненого кошторису через меню "Кошторис та помісячний план", вкладку "Річний кошторис та помісячний план асигнувань". В результаті отримаємо постійний кошторис, який можна роздруковувати для передачі до органу казначейства.

Не забувайте користуватися ФІЛЬТРАМИ ДАТИ для пошуку документів, наприклад, у випадках, коли при введенні фінансового зобов'язання програма показує нульовий залишок відповідного юридичного зобов'язання, і потрібно визначити увесь перелік уже введених "фінок", які "забирають" залишок даного юридичного зобов'язання:

Бувають випадки, коли "загублене" фінансове зобов'язання з "незрозумілих" причин введено минулим роком або й раніше (це може трапитися, наприклад, тоді, коли системний таймер комп'ютера на момент введення документа показував неправильний час та дату внаслідок старіння елемента живлення), тому не цурайтесь також і довільних фільтрів наступного типу:

При заповненні/редагуванні ДОВІДНИКА БЮДЖЕТІВ краще видаляти зі списку "зайві" стрічки, залишаючи тільки реально необхідні. У переважній більшості випадків там взагалі має лишитися тільки одна стрічка. Наприклад, якщо організація фінансується з місцевого бюджету, то у довіднику повинні бути присутні лише записи з відповідним кодом місцевого бюджету з правильно заповненими реквізитами. Не слід тримати у довіднику стрічки з неправильно заповненими реквізитами. Практика показує, що у певних ситуаціях оті неправильні коди "вилазять" у сформованих документах, які потім доводиться переробляти, вводячи заново.

Нагадую, що правильне заповнення початкових параметрів і реквізитів у програмі "Фіндокументи" - це основа стабільного функціонування. Якщо при початковому налагодженні програми у налаштуваннях або довідниках внести неправильні дані, після цього створити певний масив  документів, а потім налагодження виправити, то в уже введених документах дані так і залишаться неправильними, і виправити їх у переважній більшості випадків можливо буде лише за допомогою повного видалення "ланцюжків" документів (зобов'язання+платіжки) з наступним їх повторним введенням, оскільки нові документи створюватимуться уже на основі виправлених довідників/налагоджень. Тому будьте уважні при зміні налаштувань програми, додаванні нових рахунків, кодів, банків і т.д.

Як сформувати платіжне доручення без реєстрації зобов'язань з КЕКВ 0000 у програмі "Фіндокументи"? Для цього слід відкрити через кнопку "Довідники" та меню "Економічна класифікація" довідник кодів економічної класифікації (КЕКВ), додати новий запис та внести КЕКВ 0000.

Потім по кнопці "Платіжні документи" перейти до вкладки "Платіжні доручення", обрати відповідні фонд та рахунок, натиснути кнопку-меню додавання платіжного доручення (із зеленим плюсом). Для розпорядників коштів місцевих бюджетів слід скористатися останнім пунктом випадаючого меню "міжбюдж.трансферти,поверн.фінанс.", але для державного бюджету цей пункт меню буде неактивним. У такому випадку потрібно на клавіатурі одночасно натиснути клавіши Ctrl+H (H-латинська літера).

Відкриється вікно платіжного доручення, в якому не потрібно обирати фінансового зобов'язання, але необхідно обрати КЕКВ, в даному випадку це буде КЕКВ 0000.

Решту реквізитів заповнювати за загальними правилами.

Прохання не забувати, що бюджетне зобов'язання, фінансове зобов'язання та платіжне доручення – це ЄДИНА СИСТЕМА, елементи якої пов'язані між собою багатьма параметрами, частина з яких навіть не відображена на паперових носіях. Для того, щоб даний взаємозв'язок не порушити, слід при формуванні фінансового зобов'язання та платіжного доручення обов'язково скористатися кнопкою «жовта монетка» , обрати зі списку пов'язаний документ, і відповідні поля заповняться автоматично. НЕДОПУСТИМО вручну коригувати ті дані, які заповнені (або повинні бути заповнені) за допомогою «жовтої монетки»! Якщо ж дані неправильні, то слід скоригувати дані документа-джерела, після чого «підтягнути» вірні дані у поточний документ за допомогою тієї ж «монетки».

При видаленні будь-яких позицій із списків документів у ППЗ"Фіндокументи" (зобов'язання, платіжки тощо) або записів довідників за допомогою кнопки панелі інструментів "Вилучити" (чорний хрестик), вилучені записи можуть не зникати одразу зі списку, а залишатися, відміченими тим самим "чорним хрестиком". Для того, щоб остаточно позбавитися їх, необхідно через кнопку "Сервіс" виконати пункти меню "Стиснути базу документів" та/або "Стиснути базу довідників".