На початку 2015 року необхідно підготувати програму "Фіндокументи" для роботи в новому році, а саме:
1. Відокремити папку з програмою та даними за 2014 рік. Для цього виконати копію папки MeregaM14, переіменувати копію папки іншою назвою (наприклад, MeregaM2014) та постійно зберігати її на диску, ніколи не оновлюючи даної копії програми та не змінюючи даних без потреби.
2. Очистити бази даних документів перед початком роботи у новому році. Запустити робочу версію програми "Фіндокументи" (НЕ КОПІЮ!!!), перейти до пункту меню "Сервіс - Очистити базу даних документів",

у наступному вікні виставити усі "гаплички" та натиснути "ОК".

У наступному вікні тиснути "Yes".

Після цього виконати пункт меню "Сервіс - Стиснути базу даних документів"

Слід наголосити, що УСІ ВИЩЕЗГАДАНІ ДІЇ У ПРОГРАМІ "ФІНДОКУМЕНТИ" НЕОБХІДНО ВИКОНАТИ БЕЗПОСЕРЕДНЬО ПЕРЕД ПОЧАТКОМ РОБОТИ З ДАНИМИ 2015 РОКУ! ЯКЩО ВИНИКНЕ ПОТРЕБА (ТА БУДЕ ПЕРЕДБАЧЕНА МОЖЛИВІСТЬ) У 2014 РОЦІ ФОРМУВАТИ ДОКУМЕНТИ 2015 РОКУ (НАПРИКЛАД, ТИМЧАСОВІ КОШТОРИСИ), РОЗМЕЖУВАННЯ КОПІЙ ПРОГРАМ МОЖНА БУДЕ ВИКОНАТИ ЩЕ ДО 01.01.2015. ПРОТЕ В ТАКОМУ РАЗІ ПОТРІБНО БУДЕ ДО КІНЦЯ РОКУ ПАРАЛЕЛЬНО ПРАЦЮВАТИ З ОБОМА ВЕРСІЯМИ ПРОГРАМИ І УВАЖНО СЛІДКУВАТИ, ЩОБ НЕ ПЛУТАТИСЯ З ДАНИМИ!

Як відомо, програма "Фіндокументи" експортує вихідні файли до кореневого каталогу відповідного носія, групуючи файли по папках. До органу казначейства дані файли можна надсилати за допомогою засобів електронного зв'язку (електронною поштою). Для цього краще помістити папки до архіву: виділити групу папок, клацнути на виділеному діапазоні правою кнопкою миші, обрати пункт меню "Отправить", в наступному меню - "Сжатая ZIP-папка".

Якщо з'явиться наступне вікно, натиснути "Да".

Розпочнеться процес архівування, який триватиме декілька секунд, результатом чого буде поява файлу з розширенням *.zip.

Саме цей файл і потрібно відправити до органу казначейства; він містить усі виділені папки з файлами.

Вищезгаданий процес підходить для користувачів, у яких в системі не встановлено окрему програму архівування; взагалі ж можна користуватися будь-якими способами та форматами архівації.

ПРОХАННЯ!!! НЕ ВІДПРАВЛЯЙТЕ ФАЙЛИ ФІНАНСОВИХ ДОКУМЕНТІВ ПО ОДНОМУ, ВИТЯГУЮЧИ ЇХ З ПАПОК ТА ЧІПЛЯЮЧИ ДО ОДНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ДЕСЯТКИ ФАЙЛІВ, АБО ВІДПРАВЛЯЮЧИ БЕЗЛІЧ ЕЛЕКТРОННИХ ПОВІДОМЛЕНЬ! ЕКОНОМТЕ СВІЙ ЧАС ТА ЧАС КАЗНАЧЕЇВ.

Виявлена ще така особливість програми "Фіндокументи". При введенні довідок про зміни кошторису та плану асигнувань, номер реєстру та номер довідки НЕ повинен перевищувати число "999", інакше введена довідка не буде відображена у програмі.

Зверніть увагу! В багатьох розпорядників встановлений антивірус Аваст. Інколи після оновлення баз даних Аваст видаляє файл PM.exe з програми для набору платіжних доручень. Для уникнення таких випадків слід додати папку з програмою "Фіндокументи" (MeregaM14) до списку винятків антивірусу Аваст.

1. Запустити інтерфейс Аваст, обрати "Настройки".

2. У наступному вікні обрати пункт "Антивирус", праву частину вікна прогорнути до блоку "Исключения".

4. На відповідних вкладках вписати шлях та назву файла програмного модуля "Фіндокументи" (PM.exe) та натиснути кнопку "Добавить".

5. Після заповнення усіх вкладок натиснути кнопку "ОК" та закрити інтерфейс Аваст.

Надходять скарги, що при спробі роздрукувати Довідку про зміни кошторису програма "Фіндокументи" видає повідомлення про "помилкову структуру файлів". Для вирішення проблеми потрібно взяти з резервної копії файл Zkekv.dbf (або завантажити звідси) та скопіювати його до папки C:\MeregaM14\NDI (тобто в каталог NDI встановленої програми "Фіндокументи").

Якщо користувачем програми "Фіндокументи" виявлено помилки у роботі, неточності та "незрозумілості", потрібно:

а) не забуваючи виконати резервну копію, оновити програму до останньої актуальної версії (можна дізнатися в органі казначейства або перевірити на WEB-сторінці Державної казначейської служби України);

б) якщо після оновлення помилка не зникла, можна звернутися по допомогу до працівника казначейства; при цьому необхідно записати на "флешку" каталог з робочою програмою "Фіндокументи" (як правило, "C:\MeregaM14") та продемонструвати виявлені недоліки програми.

Іноді працівниками казначейства спостерігаються випадки, коли на електронних носіях клієнтів у папках з номерами рахунків присутні файли бюджетних/фінансових зобов’язань та платіжних доручень за рахунками (функціями), які не відповідають назві папки, у якій вони знаходяться (сам клієнт виконує операції з експорту (копіювання) документів на електронний носій винятково засобами програми «Фіндокументи»).

Подібна ситуація можлива тоді, коли користувач «Payments» у вікні «Експорт документів» обирає рахунок, за яким планується здійснюватися експорт, завантажує список документів за допомогою кнопки «зелений трикутник», НЕ ВИКОНУЄ ЕКСПОРТ, знову обирає рахунок (вже інший), і тільки після цього експортує документи. В результаті документи, завантажені по ПЕРШОМУ обраному рахунку, експортуються до каталогу, який містить назву ДРУГОГО обраного рахунку, що призводить до плутанини та перезапису файлів дублікатами інших документів.

ТАК РОБИТИ НЕ МОЖНА НІ В ЯКОМУ РАЗІ!!!

Завжди слід дотримуватися стандартного порядку експорту документів (згідно інструкції):

1)   Обрати рахунок.
2)   Завантажити список документів.
3)   Відмітити потрібні документи.
4)   Виконати експорт на відповідний електронний носій.

Означену послідовність повторювати для кожного з рахунків, не забуваючи експортувати усі потрібні документи (бюджетні/фінансові зобов’язання, платіжки). Тільки таким чином можна уникнути перезапису файлів без ручного коригування імен в межах одного і того ж рахунку (за умови, що експорт виконуються один раз на день по кожному з рахунків).

Якщо виникає необхідність сформувати у програмі "Фіндокументи" окремий кошторис за певними функціями (наприклад, по заборгованості минулих років), слід створити ще одну (тимчасову) копію папки з програмою; за допомогою даної копії програми ввести окремий кошторис/план асигнувань, роздрукувати відповідні форми. Після цього можна виконати експорт кошторису до файлу та імпортувати його до основної програми, щоб мати можливість отримати узагальнені (зведені) дані щодо планових показників за усіма функціями/програмами.

Слід мати на увазі, що:

Через меню "Кошторис та помісячний план", вкладку "Річний кошторис та помісячний план асигнувань" вводиться (відображається) постійний кошторис/план асигнувань (або тимчасовий).

За допомогою пункту меню "Зміни кошторису та поміс. плану за довідками ГРК" формуються довідки про зміни планових показників.

А інформація, що відображаються через пункт меню "Уточнений кошторис", показує постійний кошторис/план асигнувань плюс/мінус усі введені довідки про зміни. Дана інформація потрібна для контролю загальних сум введених планових показників. Тут же є можливість при потребі сформувати єдиний файл уточненого кошторису.

Тому при переході від тимчасових до постійних планових показників (за умови наявності уже введеного тимчасового кошторису) можна сформувати довідку про зміни кошторису/плану асигнувань на суму різниці між тимчасовим та постійним кошторисом, експортувати довідку до файлу на електронний носій, призначений для передачі до органу казначейства. Потім сформувати файл уточненого кошторису, також записавши його на електронний носій. Після цього видалити з програми усі записи тимчасових планових показників, а також довідок про зміни. Заключним етапом слід виконати імпорт файлу уточненого кошторису через меню "Кошторис та помісячний план", вкладку "Річний кошторис та помісячний план асигнувань". В результаті отримаємо постійний кошторис, який можна роздруковувати для передачі до органу казначейства.

Не забувайте користуватися ФІЛЬТРАМИ ДАТИ для пошуку документів, наприклад, у випадках, коли при введенні фінансового зобов'язання програма показує нульовий залишок відповідного юридичного зобов'язання, і потрібно визначити увесь перелік уже введених "фінок", які "забирають" залишок даного юридичного зобов'язання:

Бувають випадки, коли "загублене" фінансове зобов'язання з "незрозумілих" причин введено минулим роком або й раніше (це може трапитися, наприклад, тоді, коли системний таймер комп'ютера на момент введення документа показував неправильний час та дату внаслідок старіння елемента живлення), тому не цурайтесь також і довільних фільтрів наступного типу:

При заповненні/редагуванні ДОВІДНИКА БЮДЖЕТІВ краще видаляти зі списку "зайві" стрічки, залишаючи тільки реально необхідні. У переважній більшості випадків там взагалі має лишитися тільки одна стрічка. Наприклад, якщо організація фінансується з місцевого бюджету, то у довіднику повинні бути присутні лише записи з відповідним кодом місцевого бюджету з правильно заповненими реквізитами. Не слід тримати у довіднику стрічки з неправильно заповненими реквізитами. Практика показує, що у певних ситуаціях оті неправильні коди "вилазять" у сформованих документах, які потім доводиться переробляти, вводячи заново.

Нагадую, що правильне заповнення початкових параметрів і реквізитів у програмі "Фіндокументи" - це основа стабільного функціонування. Якщо при початковому налагодженні програми у налаштуваннях або довідниках внести неправильні дані, після цього створити певний масив  документів, а потім налагодження виправити, то в уже введених документах дані так і залишаться неправильними, і виправити їх у переважній більшості випадків можливо буде лише за допомогою повного видалення "ланцюжків" документів (зобов'язання+платіжки) з наступним їх повторним введенням, оскільки нові документи створюватимуться уже на основі виправлених довідників/налагоджень. Тому будьте уважні при зміні налаштувань програми, додаванні нових рахунків, кодів, банків і т.д.

Як сформувати платіжне доручення без реєстрації зобов'язань з КЕКВ 0000 у програмі "Фіндокументи"? Для цього слід відкрити через кнопку "Довідники" та меню "Економічна класифікація" довідник кодів економічної класифікації (КЕКВ), додати новий запис та внести КЕКВ 0000.

Потім по кнопці "Платіжні документи" перейти до вкладки "Платіжні доручення", обрати відповідні фонд та рахунок, натиснути кнопку-меню додавання платіжного доручення (із зеленим плюсом). Для розпорядників коштів місцевих бюджетів слід скористатися останнім пунктом випадаючого меню "міжбюдж.трансферти,поверн.фінанс.", але для державного бюджету цей пункт меню буде неактивним. У такому випадку потрібно на клавіатурі одночасно натиснути клавіши Ctrl+H (H-латинська літера).

Відкриється вікно платіжного доручення, в якому не потрібно обирати фінансового зобов'язання, але необхідно обрати КЕКВ, в даному випадку це буде КЕКВ 0000.

Решту реквізитів заповнювати за загальними правилами.

Прохання не забувати, що бюджетне зобов'язання, фінансове зобов'язання та платіжне доручення – це ЄДИНА СИСТЕМА, елементи якої пов'язані між собою багатьма параметрами, частина з яких навіть не відображена на паперових носіях. Для того, щоб даний взаємозв'язок не порушити, слід при формуванні фінансового зобов'язання та платіжного доручення обов'язково скористатися кнопкою «жовта монетка» , обрати зі списку пов'язаний документ, і відповідні поля заповняться автоматично. НЕДОПУСТИМО вручну коригувати ті дані, які заповнені (або повинні бути заповнені) за допомогою «жовтої монетки»! Якщо ж дані неправильні, то слід скоригувати дані документа-джерела, після чого «підтягнути» вірні дані у поточний документ за допомогою тієї ж «монетки».

При видаленні будь-яких позицій із списків документів у ППЗ"Фіндокументи" (зобов'язання, платіжки тощо) або записів довідників за допомогою кнопки панелі інструментів "Вилучити" (чорний хрестик), вилучені записи можуть не зникати одразу зі списку, а залишатися, відміченими тим самим "чорним хрестиком". Для того, щоб остаточно позбавитися їх, необхідно через кнопку "Сервіс" виконати пункти меню "Стиснути базу документів" та/або "Стиснути базу довідників".

ППЗ "Фіндокументи" зберігає свої транспортні папки з файлами до кореневого каталогу обраного диску, незалежно від того, який каталог вказано при експорті. Наприклад, якщо при експорті вказати каталог N:\kazna, то папка з транспортними файлами буде створена не так  N:\kazna\31526986501229 а ось так  N:\31526986501229. Прохання пам'ятати про це під час друкування документів з транспортних файлів.

Як створити платіжки по лікарняних виплатах? Для того, щоб формувати в ППЗ "Фіндокументи" платіжні доручення з рахунків, які не мають прив'язки до аналітичних параметрів (напр., 3711, 3712, 3731 та інш.), слід  спочатку додати відповідні рахунки у довідник,

обрати у вікні "Платіжні доручення" Фонд "0-невизначений код кошт" та відповідний рахунок, після чого створити платіжне доручення "за рахунками інших клієнтів".

Форма введення платіжки буде мати спрощений вигляд.

    Потрібно пам'ятати, що в програмі "Фіндокументи" при збереженнi зобов"язань та фiнансових зобов"язань додано контроль на унiкальнiсть за наступними реквiзитами:

- для зобов"язань - дата реєстрацiї, рахунок, КЕКВ, номер та дата зобов"язання;

- для фiнансових зобов"язань - дата реєстрацiї, рахунок, КЕКВ, номер та дата зобов"язання, номер та дата фiнансового зобов"язання, код за ЄДРПОУ клiєнта.

     Тобто, це означає, що тепер заборонено створювати зобов'язання з однаковими номерами/датами договору та накладної в межах одного рахунку, дати, файлу та інш. А у випадку зарплатних плетежів потрібно проставляти унікальні номери документів зобов'язань в межах одного рахунку та дати, наприклад, 1 та 11, 2 та 22,

або здійснювати групування зобов'язань в рамках ідентичних реквізитів.

При заповненні довідника МІСЦЕВИХ бюджетів необхідно в графі "Вид бюджету" обирати з випадаючого списку ТІЛЬКИ значення "ТКВМБ" (і ніяке інше). Інакше виникнуть проблеми із заповненням інших довідників.